印刷ミスを減らすには

企業の更なる成長のため、または企業再建のためにコスト削減を図ろうとする企業は多いと思います。小さなことから気をつける必要があるコスト削減ですが、その気をつけることの中の一つに「印刷ミスを減らす」ということが挙げられます。印刷ミスが増えるとどうしてもコピー機のカウントも上がり、カウンター料金契約をしていればその分料金が発生してしまいます。

また、印刷ミスはコピー用紙のムダにもなってしまい、その分のコストもかかります。失敗してしまった印刷ミスの分を、シュレッダーにかけるなどの処理をしなくてはならなく、ムダな労力も発生します。そしてコピー用紙をムダにしてしまうことは、資源をムダにしてしまうことになり、エコ活動に励んでいる企業ではその意向にも反してしまうでしょう。

では、コスト削減のため印刷ミスを減らすには、どうしたらよいでしょうか。まず、パソコンのファイルを印刷する場合は、ファイルのページ設定を確認します。オフィスでよく使うワードやエクセルなどの場合、ページ設定により、文字数や行数・余白・用紙・その他の設定が行えます。印刷は縦方向か横方向か、拡大縮小の比率、ヘッダーフッターの設定といったことを確認し、自分の作成したいものになるよう設定します。用紙の設定では、サイズや給紙方法などが選べます。手差しトレイにある用紙で印刷を行いたい場合などもここで設定できます。

ページ設定後、印刷プレビューで印刷される状態を確認します。段落に不備がないか、ヘッダーやフッターが本文と被ってないかを発見でき直すことができます。次に、コピー機で原本をコピーする場合ですが、そのときにミスに多いのがコピー機の設定ミスです。コピー機の設定が前の人が使ったままになっていたり、自分が必要とする設定になっていないまま使ったりすることで、印刷ミスが出てしまいます。そうならないためにも、大量の資料作成時には裏紙などを利用して、テスト印刷することがおすすめです。

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